机械工程学院关于2020年春季研究生网上答辩事宜的通知
根据《教育部应对新型冠状病毒肺炎疫情工作领导小组办公室关于做好2020年上半年毕业研究生学位授予相关工作的通知》及学校《在疫情防控期间做好研究生学位论文答辩与学位授予相关工作的方案》，研究生可申请网上答辩或申请顺延至夏季答辩。需要进行网上答辩的请尽量在3月22日前完成论文答辩。具体通知如下：
一、答辩准备工作
为了确保网上答辩工作的顺利开展，需要做好以下几方面的准备工作：
1、学生准备。在等待答辩期间，学位申请者在导师的指导下继续完善学位论文，并做好答辩准备工作，熟悉钉钉视频会议系统，做好反复演练。
2、各研究所确定并上报答辩秘书。各研究所按照研究方向划分为若干答辩小组，提前确定答辩秘书（硕士答辩秘书由具有硕士学位及以上本院在职教师担任，博士答辩秘书需由具有博士学位以上本院在职教师担任），3月9日前将答辩秘书名单报学院研究生科，学院将对答辩秘书进行统一培训，未经培训人员不得担任答辩秘书。
3、技术准备。研究生科组织相关技术力量进行相应的培训并组织若干次预演。答辩秘书应对使用的网络视频会议平台和录音录像方式、表决方式、电子签名方式进行预演、确认，同时要确认答辩委员专家熟悉该网络视频会议平台和网上答辩、表决使用的平台和流程，确保答辩过程不出问题。
4、答辩规范性保障措施。网上答辩要坚持高质量的学术标准，并保证公开公正、真实完整、全程可记录可复查。网上答辩委员会组成、答辩程序等均按照《浙江大学研究生学位论文答辩与学位申请实施办法（浙大发研〔2009〕48号）》的规定执行。学院将安排相关领导、教育教学督导、研究生教务工作人员对网上学位论文答辩进行督察。
二、答辩组织模式
网上答辩可以采取两种模式：
模式1：学位申请者在远程通过参加视频会议的方式，专家在会议室现场。为了保障安全，各答辩小组应根据学校有关规定做好答辩场地的消毒工作，并核查每位进入答辩现场师生健康情况，要控制答辩参与人员规模，并记录下所有参与答辩的人员信息。所有参与现场答辩的师生（包括答辩委员会专家、答辩组织和管理人员、其他列席答辩人员），都应符合学校疫情防控相关规定。
模式2：学位申请者和专家都通过钉钉视频会议的方式参加。
为保障答辩的顺利开展，技术部门建议学位申请者用笔记本电脑+手机（静音），答辩秘书使用笔记本电脑（注意硬盘空间），答辩委员会专家可以使用手机、平板电脑或笔记本均可。
三、答辩申请和审核
已通过论文评阅且符合答辩条件的学位申请者，填写“研究生网上答辩申请表”（附件一），经导师同意以后，至少提前一周向本所答辩秘书提出学位论文网上答辩的申请，答辩秘书汇总以后填写“研究生网上答辩汇总表”（附件二），提交学院审核，学院审核以后交研究生院学位办备案。
网上答辩的申请审核可通过电子邮件、OA等网络方式进行审批。
四、答辩实施和要求
1、答辩秘书在正式答辩开始前提前15分钟召集答辩委员、答辩人进入网上视频会议平台的会议室。
2、在答辩开始前，答辩研究生须在镜头前向全体答辩委员会专家和秘书展示答辩环境，并保证是在单独空间独立进行答辩。
3、网上答辩旁听参会须经答辩委员会秘书审核同意，为了保证网上答辩的流畅，应控制旁听参会人员的数量，旁听参会若要提问发言，则须得到答辩委员会主席同意。
4、网上答辩按照相关文件规定的学位论文答辩流程及要求进行答辩，学位论文电子版及其他答辩材料需提前3天通过邮件发至各位委员处预审。
5、答辩过程中，答辩秘书需要对答辩全程（含宣布投票结果）录音录像，同时对关键画面截屏保留2-3张。
6、答辩结束后，立刻进行无记名投票表决，投票讨论过程应该屏蔽答辩人和旁听人员。表决采用网络视频会议系统自带的投票功能，网上投票要保证所有投票皆为答辩委员会专家所投。投票过程由答辩秘书负责，投票的内容和传统的答辩投票内容一致。投票结果由答辩委员会主席向全体委员宣读，并在网上得到全体委员确认。答辩秘书将确认后的投票结果整理至表决票及答辩决议书等纸质材料上。
7、答辩委员会主席宣布答辩结束前，答辩秘书需和答辩委员会主席审查答辩过程是否完整、记录是否完整。纸质的答辩记录仍然需要提供。
8、如果因网络原因答辩中断无法进行，经答辩秘书沟通协调以后确认无法恢复，由答辩委员会主席宣布本次答辩终止。答辩秘书协商相关方后重新安排时间完成答辩。
9、答辩结束后，答辩秘书需及时将网上答辩录音录像等相关文件交所在学院审查，审查合格的，答辩秘书在研究生管理系统录入答辩结果（答辩人数、答辩委员会决议、答辩结果等）。研究生科在研究生管理系统进行答辩审核确认工作。审查不合格的，本次答辩无效，需重新答辩。
五、答辩材料的归档
答辩完毕后，所有答辩材料请答辩完成后3天内归档好。所有答辩材料（电子版，签字处需加电子签名）包括：
1、学位申请书一式二份（电子版一份，纸质版二份疫情后补），学位申请书需要一直填到最后一页答辩主席签字处，表格中信息需要全部填满；
2、专家评阅意见书（需要电子版，纸质版疫情后补）
3、答辩记录一份（需要电子版，纸质版疫情后补）
4、表决票（电子版以钉钉上投票表决后得到的汇总表替代；纸质版疫情后补）
5、独创性声明一份（电子版不需要，纸质版后补）
以上材料电子版由答辩秘书审核后打包成压缩文件命名为“学号+姓名”，发送至jxyjs@zju.edu.cn；网上答辩录音录像等相关文件做成1个文件夹，命名为“学号+姓名”用优盘拷贝交研究生科。
注：待疫情解除后，相应纸质材料由答辩秘书或各研究所秘书协助负责将所有纸质版材料签名完善并提交研究生科归档。
六、 答辩有关注意事项
1. 硕士学位论文答辩委员会一般由3-5名副高及以上职称的专家组成，其中应有外系、外专业相关学科的专家参加（因疫情原因本次可不邀请校外专家），答辩委员会主席应由教授或相当职称专家担任。如答辩委员会由3人组成，申请人指导教师不参加答辩委员会。
2. 博士学位论文答辩委员会一般由5-7名具有正高以上职称的专家组成，其中具有博导资格专家不少于4人，外校、外系、外专业相关学科专家不少于2人（因疫情原因本次可不邀请校外专家），答辩委员会主席由具有博导资格专家担任，申请人导师不担任答辩委员会主席。如答辩委员会由5人组成，申请人指导教师只能有1人参加答辩委员会。非隐名评阅专家与答辩委员之间只能重复1人。
疫情期间，研究生院有进一步通知，会及时公布，请关注学院研究生教育网上通知。如有问题请与学院研究生科联系：电话87951931，邮箱jxyjs@zju.edu.cn。
附件一：
研究生网上答辩申请表.doc
附件二：
研究生网上答辩汇总表.xlsx