2018届本科毕业生们：
你们好！
祝贺你们未负韶华，学业有成！ 关于毕业生的档案寄送、开具报到证、户口迁出相关手续的办理流程如下，望你们熟知。
一、档案
学生档案是每位毕业生人生重要经历的原始记录，是毕业后办理转正定级、工龄计算、职称评聘、安家落户、社保办理、工作调动、考研深造、出国留学以及未来退休养老等事项的重要凭证，关系到同学们的切身利益，且一旦遗失或损毁将无法弥补或再造。毕业季，请大家务必高度重视、关注个人的档案情况。
根据浙江大学学生档案管理暂行办法(浙大发学[2006]15号)第四章：
第十二条:毕业生档案的转递，由学生管理工作部门和就业指导与服务中心统一部署，由学院具体负责，按以下规定进行。
1．已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案寄送至毕业生报到单位人事部门。
2．考取外校研究生的毕业生，其档案寄送至录取院校。
3．毕业国防定向生，其档案转交学校国防生选培办公室，由国防生选培办公室统一办理档案转递手续。
4．因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，其档案由学院按规定寄送至生源所在地人事部门代管。
5．毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向原所在学院反映。毕业生原所在学院应认真负责查询毕业生档案转递去向。
第十三条：申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学院征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第十四条：受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学院寄送至学生家庭所在地。
第十七条：因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其档案由学院移交至学校档案馆集中保存、代管。
请每位同学去各班班长处领取EMS快递单并填写，一定要与深造高校或就业单位确认后再填写，写完交给班长并记录自己的EMS单号，方便后续查询档案邮寄状态；同时请每位同学认真填写档案信息统计Excel表格并汇总给班长。确认无误后，请各班班长在6.20之前将所有同学的档案邮寄信息汇总表（附件1）发送到邮箱1306520368@qq.com，并将班级同学的EMS快递单按照学号顺序从小到大排好之后交至教1-329。
1. EMS填写格式：
1）寄件人：填学生本人的名字，学号要写在名字的上方；
2）寄件人地址：填“浙江大学机械工程学院”，邮编310027；
3）收件人信息按照自己情况填写（如被高校录取，则按照高校提供调档函的填写；若就业，则按照报到证抬头的详细地址寄送档案）；
4）勾选 “文件资料”方框。
2. 档案寄送注意事项：
1） 毕业后留在本校本院读研的同学不需要填EMS单和报到证信息统计表（附件2），填写档案邮寄信息汇总表（附件1）时只需要填写姓名、学号、班级和就业去向（就业去向即浙大机械工程学院）即可。
2） 毕业后留在本校外院或者在除了港澳台以外的其他国内高校读研的同学不需要填写报到证信息统计表（附件2），EMS单和档案邮寄信息汇总表（附件1）的填写请与读研所在院系确认后填写。
3） 毕业后在港澳台读研的同学请询问读研院系是否接收你的档案。若不接收则需要将你的档案转到生源地，请参照档案寄送注意事项的第8点。
4） 延毕、休学的同学的档案继续由学院保管，等毕业时再办理档案转递。
5） 毕业后工作的同学的档案根据报到证抬头所填单位寄出，请学生仔细询问用人单位后填写附件1、附件2和EMS单。
6） 除上海、北京就业外，其他正常学制毕业的学生，毕业后三个月内，档案都需从学校寄出。
7）向学校申请保管户口和档案的，是指社会需求不足、毕业时仍未落实就业单位的应届毕业生，须符合以下条件：
· 该专业无用人单位向学校提出需求或需求不足，生源所在地（指市、县一级）没有需求或需求不足的；
· 正在办理出国留学的，需提供相关证明材料；
· 由于身体健康状况等特殊原因需推迟就业的，需提供相关证明材料。
8）不符合以上条件的毕业生，档案不留校。请学生本人在毕业后三个月内联系生源所在地（原户籍）市（县、区）的毕业生就业工作主管部门，要求该部门开具“调档函”并寄至浙江省杭州市西湖区浙大路38号浙江大学玉泉校区机械工程学院329团委办公室（收件人：档案室，收件人电话：0571—87951522，邮编：310027）。学院收到“调档函”之后会将档案寄回学生的生源所在地。
二、报到证
1. 除了毕业后在国内读研的学生，其他学生均需提供报到证抬头：
若毕业后在国内高校读研，学生无需开具报到证，学院将以调档函为依据进行档案转寄；若毕业后去国外深造，学生需要开具报到证，报到证抬头为该生生源地的人事局；若毕业后直接就业，学生需要开具报到证，报到证抬头详见下述第3点；若毕业后待业，学生需要开具报到证，报到证抬头为该生生源地的人事局，详见下图1。
2. 报到证的用途：
1）学院会依据“报到证”为毕业生办理档案投递、组织关系转移和户籍迁移等手续，
2）就业单位所在地的公安部门会凭“报到证”为毕业生办理落户手续，
3）就业单位凭“报到证”为毕业生办理相关工作手续。
3. 报到证抬头：
报到证的抬头一般为就业单位名称或 XX市（县）人力资源和社会保障局（人事局、人才交流中心）。原则上每个毕业生毕业时只能打印一次报到证，学生一定要向用人单位确定 “报到证抬头”后填写附件2交给班长，请班长在6.20之前将汇总表格发送到827935948@qq.com，并抄送1306520368@qq.com。
报到证的领取：领取报到证的时间将会在微信群内通知各班班长。报到证原则上必须由本人领取，特殊情况下，也可委托他人代为领取，但被委托人必须出具委托函、本人身份证复印件和委托人身份证复印件。领取地点为教1-329团委办公室。
报到证的有效期只有两个月（如在6月30号开具的报到证，其有效期为6.30—8.30），所以在8月30日之后报到的学生须先将档案转回生源地，具体流程见上述“档案”办理流程的第三点。
4. 特殊情况：
1）如果要在北京、上海落户的学生，等到落户确定，落户回函交至学院后才能开具报到证。填写统计表格时，要备注清楚自己的情况。
2）如果在北京、上海就业，但不在那边落户的学生，则报到证应开回原籍，学生本人需上网查找当地县级及以上人事局（人力资源和社会保障局）的电话，与工作人员确认自己的档案可以在那边存放后，报到证抬头就是XX县（市）人力资源和社会保障局（人才交流中心、人力资源和社会保障局）。
图1
三、户口迁出
按照学校要求，毕业生户口在离校前都要迁出，具体要求如下：
1. 具体迁出程序见“安全保卫处关于2018届毕业生户口迁出的通知 ”。（http://bwb.zju.edu.cn/2018/0611/c2707a816902/page.htm 附件）
2. 到北京、上海就业的学生，如需单独申请户口缓迁，可以按照《毕业生户口缓迁程序》办理。（《毕业生户口缓迁程序》下载地址：安全保卫处网站→办事指南→户口。 （http://bwb.zju.edu.cn/2015/0609/c2681a190231/page.htm）
3. 户口未迁入学校的本科毕业生，安全保卫处已经委托信息中心把其信息上传到毕业离校系统，毕业生离校系统中“安保处”审核一栏会自动通过。
对于户口迁出如有其他问题可以拨打咨询电话：88206065。
机械工程学院团委
2018年6月13日
附件1：机械工程学院2018届毕业生档案邮寄信息情况统计.xlsx
附件2：机械工程学院2018届毕业生报到证情况统计表.xls