2018届毕业生：
你们好！
再次祝贺你们顺利完成学业，踏上人生新征程。
学生档案是每位毕业生人生重要经历的原始记录，是毕业后办理转正定级、工龄计算、职称评聘、安家落户、社保办理、工作调动、考研深造、出国留学以及未来退休养老等事项的重要凭证，关系到同学们的切身利益，且一旦遗失或损毁将无法弥补或再造。请大家务必高度重视、关注个人的档案情况。
一、已到公司报到，请务必及时查核档案转递去向及接收情况
1、毕业生档案通过邮政EMS快件转递，原则上不得由本人自带。档案封装后如图1图2所示。
图1 图2
2、EMS单均由学生本人填写，学生根据EMS单号查询档案去向及投递情况。若遗忘EMS单号，可向各自班级的班长询问。
3、毕业生档案去向网站查询方式：登陆http: //www.ems.com.cn，追踪查询档案去向及投递情况（查询期一年）。
4、毕业生离校后一定要在第一时间主动与档案接收单位联系并核实是否收到档案，以免出现“死档”或档案遗失等严重后果，并保持个人原有手机畅通三个月以上时间。学生档案室（院团委）电话0571—87951522，学生档案经办人邮箱1306520368@qq.com。
二、落户上海/北京的同学，请根据流程办理报到证开具、户口迁移及档案转递
1、落户流程图（如附件1）
图3
2、落户上海/北京的同学，办理报到证流程
1）确定能够落户上海/北京并且已取得落户回函，如图4所示。上交落户回执（或其复印件）后才能领取报到证，请在落户回执原件上注明本人联系方式以及报到证抬头。
图4
2）一个毕业生只允许签发一份报到证、一个学生只打印一次报到证。报到证开具前，毕业生已确定在就业网上签订三方协议，同时要向用人单位确定 “报到证抬头”（必须准确，一旦错误，将很难弥补）。
3）需要办理报到证前请先发送申请到邮箱1306520368@qq.com，邮件主题为“申请办理报到证_学号_姓名_个人联系方式”，邮件内容包括“报到证抬头、就业单位名称、档案寄送信息（按照EMS格式填写：收件人姓名、电话、地址、邮编）” 等。按照邮件回复的要求领取，一般在一周内即可领取，领取地点为教1-329，出具落户回执（或其复印件）后才能领取报到证。
4）报到证原则上必须由本人领取并登记，特殊情况下可委托他人代为领取，但被委托人必须出具委托函、委托人（即学生本人）的身份证复印件。
5）开具报到证后，学院会负责寄出该生的档案。若档案邮寄信息未发生改动，则按照毕业前该生填写的EMS单寄出，若档案邮寄信息发生改动，则会在邮件中回复告知新的EMS单号以便学生后续跟踪查询。上海落户通知一般在暑假期间公示，所以暑假办理完报到证的同学，档案寄送可能会延迟，请耐心等待。
6）每年7月份之前毕业的学生，报到证最晚在8月31日之前开出，在此之前仍未确定报到去向的学生，报到证直接开回生源所在地（原籍），之后确定了报到证去向，需要重新开具报到证的，请办理改派手续。
三、其他正常毕业的同学，请根据流程办理报到证开具、户口迁移及档案转递
根据浙江大学学生档案管理暂行办法(浙大发学[2006]15号)第四章：
第十二条：因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，其档案由学院按规定寄送至生源所在地人事部门代管。
第十三条：申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学院征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第十四条：受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学院寄送至学生家庭所在地。
第十七条：因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其档案由学院移交至学校档案馆集中保存、代管。
1、原则上，除上海、北京就业外，其他正常学制毕业的学生在毕业后三个月内，档案都需从学校寄出。
2、向学校申请保管户口和档案的，是指社会需求不足、毕业时仍未落实就业单位的应届毕业生，须符合以下条件：
1）该专业无用人单位向学校提出需求或需求不足，生源所在地（指市、县一级）没有需求或需求不足的；
2）正在办理出国留学的，需提供相关证明材料；
3）由于身体健康状况等特殊原因需推迟就业的，需提供相关证明材料。
3、不符合以上条件的毕业生，档案不留校。请学生本人在毕业后三个月内联系生源所在地（原户籍）市（县、区）的毕业生就业工作主管部门，要求该部门开具“调档函”并寄到学院329团委办公室（收件人：档案室，收件人电话：0571—87951522，邮编：310027）。学院收到“调档函”之后会将档案寄回学生的生源所在地。
机械工程学院团委
2018年5月
